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Administrative Assistant 3 / Adjoint administratif 3

Pointe-claire, QC · Administrative
Description:
Title: Medical office Admin Assistant / Adjointe de bureau médical

- Accueillir les patients et les orienter vers les personnes ou services appropriés
- Donner des informations et des directives en personne et par téléphone
- Effectuer la procédure d'inscription
- Interroger les patients afin de remplir des formulaires, des documents et des historiques de cas
- Remplir les formulaires d'assurance et autres formulaires de réclamation
- Faxer, photocopier, remplir les formulaires selon les instructions des DM
- Initier et maintenir des dossiers médicaux confidentiels
- Répondre aux appels téléphoniques
- Faire fonctionner la caisse enregistreuse
- Recevoir et enregistrer le paiement
- Émettre des reçus; remplir les formulaires de facturation appropriés
- Traiter les références et les demandes de transfert de dossiers
- Gérer des scénarios invoquant des patients difficiles et rediriger les plaintes officielles
- Traiter les situations d'urgence selon les procédures établies
- Gérer les inventaires de fournitures de bureau
- Autres tâches de réception, au besoin (recevoir et faire suivre le courrier, recevoir et faire suivre les appels téléphoniques, contacter et recevoir la maintenance, etc.)

La personne pour ce poste doit :
- Avoir d'excellentes compétences en communication (anglais + français)
- Aimer travailler avec le public
- Être capable de travailler en équipe, faire preuve d'une bonne attitude en aidant/formant les autres
- Être courtois et patient
- Être capable de gérer un gros volume d'appels/clients
- Être capable de gérer les clients internes/externes insatisfaits
- Travailler de manière autonome, trouver du travail à faire même en période creuse
- Est-il flexible pour prendre d'autres quarts de travail si nécessaire?
- Faire preuve d'initiative, participer à la mise en place et au maintien des procédures
- Être fiable et ponctuel

English:

- Greet patients and direct them to the appropriate contacts or services
- Give information and directives in person and by phone
- Perform registration procedure
- Interview patients in order to complete forms, documents and case histories
- Complete insurance and other claim forms
- Fax, photocopy, complete forms as instructed by the MDs
- Initiate and maintain confidential medical files and records
- Answer phone calls
- Operate the cash register
- Receive and record payment
- Issue receipts; complete appropriate billing forms
- Handle referrals and requests to transfer dossiers
- Handle difficult patient & redirect official complaints
- Deal with emergency situations as per established procedures
- Keep track of office supplies
- Other front-desk tasks, as required (receive and forward mail, receive and forward phone calls, contact and receive maintenance, etc.)

The person for this job needs to:

- Have excellent communication skills (English + French)
- Enjoy working with the public
- Be able to work in a team, show a collegial attitude by helping/training others
- Be courteous and patient
- Be able to handle a large volume of calls/clients
- Be able to handle dissatisfied internal/external clients
- Work autonomously, find work to be done even in slow periods
- Is flexible to take other shifts when necessary?
- Show initiative, be involved in setting up and maintaining of procedures
- Be dependable, reliable and punctual

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