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Corporate Switchboard Operator - 23376

Toronto, ON
Our client in Toronto is in need of a Corporate Switchboard Operator for large insurance company - 8:30am to 5:00pm

Looking for an outgoing individual with strong customer service skills and presents a personal professional image.

Responsibilities:
• Answer, screen and forward incoming calls using a computerized incoming phone system
• Process cheques daily
• Open and sort Policy mail daily
• Perform other duties on a large team of service associates as required: servery, reception, administration duties, meeting room setup/take down

Required skills:
• Proficient with Microsoft Office Suite
• Professional appearance
• Solid communication skills both written and verbal
• Ability to be resourceful and proactive in dealing with issues that may arise
• Ability to organize, multitask, prioritize and work under pressure
• Ability to learn and adjust to new procedures

POSITION CONCEPT:
This position works as part of the service delivery team that is aligned to one or more customers. He/she will have a focus on the following:
• Delivery of service that meets the Service Level Agreements and delights the customer
• Supporting the achievement of productivity improvements
• Contributing to service transformation and business growth

SCOPE: The work undertaken by the role holder is completed in line with the Service Level Agreements and Statements of Work relevant for the customer.
Overview of Tier Responsibilities: These positions will have primary or secondary responsibility in any of the services within their tier. They will be responsible for delivering high standards of quality service. A high level overview of the major responsibilities for each level is as follows: Tier 2 - Mail inserters, complex document finishing, basic digital print (black & white/colour), equipment care, client facing reception, records management, inventory management


REQUIRED SKILLS:
• Proven ability to work under pressure handling multiple tasks to ensure timely completion of all activities
• Able to listen and communicate effectively
Able to read, write and follow basic English instructions
• Ability to lift and move up to 50 pounds
• Basic math skills (add, multiply, divide)
Basic computer skills (keyboard, mouse functions)
Excellent communication and Customer service skills
• Possess a valid driver’s license (as required)
• Reliable, dependable transportation (as required)
• Effective organizational skills
• Mechanical trouble-shooting and repair skills
• vocational or technical certificate in computer / network skills

EDUCATION/EXPERIENCE:
• High School Diploma or equivalent certification
• Health and safety certification (WHMIS)
• Experience in customer facing role / customer service role (1-2 years’ experience)

***CONCEPT DU POSTE : Ce poste fait partie de léquipe de prestation de services qui saligne à un client ou plus. Il/elle sera concentré sur le suivant :
* Prestation de service qui atteint laccord de niveau de service et qui ravit les clients
* Aider à réaliser une amélioration en productivité * Contribuer à la transformation des services et la croissance de lentreprise

ÉTENDUE/CADRE/PORTÉE : Les travaux entrepris par le titulaire du poste seront complétés conformément à laccord de niveau de service et lénoncé de travail pertinent pour le client. Aperçu des responsabilités par niveau Ces postes auront une responsabilité primaire ou secondaire dans tous les services correspondant à leur niveau. Ils seront responsables de la prestation dune haute qualité de service. Un aperçu de haut niveau des responsabilités principales pour chaque niveau comme suit : Niveau 2 - Encarteurs de courrier, finition de documents complexes, impression numérique de base (noir & blanc/couleur), entretien dappareil, réception avec contact direct avec les clients, gestion de dossiers, gestion de linventaire.

FONCTIONS ESSENTIELLES : Le suivant décrit les principales fonctions par secteur de travail pour le niveau 2 de Attaché de Compte XS. Les fonctions pour un rôle particulier peuvent inclure, entre autres, ces fonctions. Les fonctions dun rôle particulier peuvent également inclure des fonctions provenant dautres niveaux. Général
* Assurer que les problèmes du client sont résout et procéder à larbitrage des problèmes sil est nécessaire
* Mener des vérifications de qualité sur son propre travail pour assurer exactitude et précision
* Adhérer à tous procédures de sécurité
* Remplacer les fonctions de collègues absents
* Accomplir autres tâches confiées par le gérant Courrier
* Préparer rapports de remboursements pour courrier, coursier, etc.
* Usage dun logiciel pour mettre-à-jour et maintenir adresses postales. Nettoyage dadresses postales (inclus usage dun logiciel de nettoyage de courrier) Encarte de poste
* Préparation et opération déquipement postal de haut niveau tel que: Encarteurs de courrier, équipement de classement et finition dans un milieu de haute vitesse/haute volume Chariot Élévateur
* Emploi déquipement de manutention (certifié pour chariot élévateur) Comptoir dacceuil
* Liaison avec clients, conseillant sur les services disponibles et négociation de délai de production pour les services demandés Impréssion et finition
* Production dimpression digitale de base
* Nettoyer et maintenir équipement de finition pour assurer une utilisation optimale
* Calibration de couleurs usant des densitomètres et réglages de couleurs
* Faire des relevés de compteur saisis, compléter formulaires et rapports de production Soin déquipement
* Effectuer vérification préventif régulier sur les machines de flottes des clients
* Commander et remplir de nouveau consommables et autres fournitures
* Effectuer résolution de problèmes de premier niveau en usant capacités de base des produits, procédant larbitrage des problèmes en accord avec les procédures pour lentretien et soutient technique et sur léquipement de flotte du client. Gestion de dossier
* Indexer, récupérer et entreposer les documents électroniques dans un système de mémoire en masse
* Convertir des fichiers numériques en formats tels que PDF, TIFF, PostScript, XML, etc. pour importation dans un système de gérance et entreposage de données.
* Gérer système darchivage de documents pour combler les besoins darchivage du client
* Cataloguer des documents électroniques sur des CDROM, disques ou autre distribution requise Gestion dinventaire
* Commander et remplir de nouveau consommables, inventaire de formulaire et autres fournitures Réception
* Premier point de contact avec les clients du client
* Accueillir et diriger les visiteurs selon les préalables sécuritaires Administration * Compléter de maintenir journaux et rapports y-inclus rapports de fin de mois
* Saisir réquisitions Meridian (système de facturation)
* Commander et remplir de nouveau consommables, inventaire de formulaire et autres fournitures
* Organiser de
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