Project Coordinator 1 / Coordonnateur de projet 1 (10738)

Location: Ottawa, ON
Date Posted: 01-08-2017
Purpose: Works closely with/in support of an assurance team, providing coordination, communication and control functions in delivery of varying strategies, as well as several administrative tasks related to Budget and Project Management.

Responsibilities
  • Work with management to resolve issues and remove roadblocks across various teams.
  • Assist with the development, documentation and roll-out of new processes and policies.
  • Assist in facilitating project status and other meetings, responsible for coordination, booking, monitoring attendance, distributing materials, taking meeting minutes etc.
  • Coordinate the transition of customers from implementation to support, including tracking of all deliverables, and getting sign-off from all teams in a timely fashion
  • Generate all required internal reporting using consistent formats across different target audiences. Project, KPI, customer and other reporting to be delivered, sometimes under tight deadlines.
  • Accountable for the coordination and successful delivery of Customer Orders
  • Responsible for various administrative tasks using SAP, such as the creation and issue purchase orders, requisition administration, creation of Service Entry Sheets, management of Asset under construction and settlements of assets, journal entry, etc
  • Coordinate invoice issues with accounts payable, keep budget book updated, administrative track for the Network build operations, request asset Asset Numbers and CLLI code, etc.
Must have skills:
1. Government of Canada Clearance
2. Attention to detail

Nice to have skills:
1. Change Management experience
2. telecom experience  

Objectif : Travailler étroitement avec une équipe d'assurance et la soutenir en offrant des fonctions de coordination, de communication et de contrôle dans l’exécution de diverses stratégies. Se charger aussi de plusieurs tâches administratives liées à la gestion de budget et de projet. 
Responsabilités 
• Travailler avec la direction pour résoudre les problèmes et éliminer les obstacles dans différentes équipes. 
• Aider au développement, à la documentation et au déploiement de nouveaux processus et de nouvelles politiques. 
• Aider à l’animation de réunion sur l'état de projet et d'autres rencontres, être responsable de la coordination, de la réservation, du contrôle des présences, de la distribution de matériel, de la rédaction du procès-verbal, etc. 
• Coordonner le transfert des clients, de la mise en service au soutien, y compris le suivi de tous les livrables et l'obtention de l'approbation de toutes les équipes en temps opportun. 
• Produire tous les rapports internes nécessaires en utilisant les formats compatibles pour différents groupes cibles. Production de rapports de projet, de rapports de rendement (IRC), de rapports pour le client et autres, parfois dans un délai très court. 
• Être responsable de la coordination et de la bonne exécution des commandes des clients. 
• Être responsable de différentes tâches administratives exécutées avec SAP, comme la création et l'émission de commandes d'achat, l'administration des réquisitions, la création de feuilles d'entrée des services, la gestion des actifs en construction et le règlement des actifs, les écritures de journal, etc. 
• Gérer les problèmes de facturation avec le service des comptes créditeurs, maintenir à jour le livre du budget, assurer le suivi administratif des activités de construction réseau, procéder aux demandes de numéros d'actifs et de codes CLLI, etc.
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