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Apply to Senior Payroll Specialist
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emergiTEL is hiring a Senior Payroll Specialist for our client in the Banking and Financial Services industry. This is a Permanent role.
Compensation: $105,000 - $110,000/year
Location: Montreal, QC (Hybrid)
Compensation: $105,000 - $110,000/year
Location: Montreal, QC (Hybrid)
Job Description (English)
Summary
As a Payroll Specialist within the Human Resources department, you will play a key role in ensuring employees receive timely and accurate compensation while maintaining compliance with Canadian payroll regulations.Payroll Administration
- Process semi-monthly payroll for all employees, ensuring accuracy and compliance with company policies and federal/provincial regulations.
- Manage the full payroll cycle, including timecard verification, gross-to-net calculations, statutory deductions (CPP, EI, income tax), and final pay processing.
- Reconcile payroll data each cycle and investigate and resolve discrepancies promptly.
- Ensure employee changes including hires, terminations, leaves of absence, and status updates are accurately reflected in payroll systems.
- Calculate and process bonuses, overtime, commissions, retroactive pay, and other variable compensation.
- Maintain and update employee payroll records and personal information.
- Coordinate with department leaders to validate payroll data before processing.
- Liaise with payroll vendors and software support teams to resolve system issues.
Year-End & Tax Compliance
- Lead preparation, reconciliation, and distribution of year-end tax documents including T4s, T4As, and RL-1 slips.
- Ensure accurate reporting of taxable benefits, pensionable earnings, insurable earnings, and related payroll information.
- Submit required year-end filings and summaries to CRA and Revenu Québec within established deadlines.
- Manage Records of Employment (ROEs) and ensure timely submissions through Service Canada.
- Stay current on payroll legislation, tax regulations, and reporting requirements.
- Respond to employee inquiries related to tax forms and payroll compliance.
Payroll Controls & Compliance
- Design, implement, and maintain payroll controls including segregation of duties, authorization processes, and reconciliation procedures.
- Conduct payroll audits, maintain process documentation, and collaborate with Finance and Internal Audit teams to support regulatory reviews and compliance.
Other Responsibilities
- Respond to employee payroll inquiries professionally and efficiently.
- Maintain records related to vacation, sick leave, and payroll deductions.
- File and archive payroll records in accordance with retention policies.
- Verify and reconcile payroll vendor and third-party supplier invoices and resolve discrepancies.
- Coordinate with Finance and Accounts Payable teams to ensure timely payments and proper cost center allocation.
Qualifications
- Bachelor’s degree in Finance, Human Resources, or a related field is considered an asset; a college diploma or equivalent payroll training is required at minimum.
- Payroll Compliance Practitioner (PCP) certification is mandatory.
- 6+ years of experience of Canadian payroll processing experience.
- Experience with payroll software; ADP experience preferred.
- Strong understanding of payroll accounting principles and practices.
- Demonstrated experience with T4, RL-1, and year-end payroll processing.
- Proven ability to design and maintain payroll controls and audit procedures.
- Excellent attention to detail, analytical ability, and problem-solving skills.
- Bilingual communication skills in English and French are required.
Description du poste (Français)
Sommaire
À titre de Spécialiste de la paie au sein du département des ressources humaines, vous jouerez un rôle essentiel pour assurer une rémunération exacte et ponctuelle des employés tout en respectant les exigences légales canadiennes en matière de paie.Administration de la paie
- Traiter la paie semi-mensuelle de tous les employés en respectant les politiques de l’entreprise et les réglementations fédérales et provinciales.
- Gérer l’ensemble du cycle de paie, y compris la validation des feuilles de temps, les calculs brut-à-net, les retenues obligatoires (RPC, AE, impôt sur le revenu) et les paiements finaux.
- Effectuer les conciliations de paie et résoudre rapidement toute anomalie.
- Assurer la mise à jour exacte des embauches, départs, congés et autres changements dans le système de paie.
- Calculer et traiter les bonis, heures supplémentaires, commissions, ajustements rétroactifs et autres rémunérations variables.
- Maintenir à jour les dossiers des employés et les informations relatives à la paie.
- Collaborer avec les gestionnaires afin de valider les données de paie avant le traitement.
- Travailler avec les fournisseurs de services de paie et les équipes de soutien technique pour résoudre les problèmes de système.
Fin d’année et conformité fiscale
- Diriger la préparation, la conciliation et la distribution des documents fiscaux de fin d’année, notamment les T4, T4A et relevés 1.
- Assurer l’exactitude des avantages imposables, des gains ouvrant droit à pension, des gains assurables et des autres déclarations requises.
- Produire les déclarations et sommaires de fin d’année auprès de l’ARC et de Revenu Québec dans les délais prescrits.
- Gérer les relevés d’emploi (ROE) et assurer leur transmission à Service Canada.
- Se tenir informé des changements législatifs et réglementaires touchant la paie.
- Répondre aux questions des employés concernant les feuillets fiscaux et les obligations de conformité.
Contrôles et conformité de la paie
- Concevoir, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes de paie incluant la séparation des tâches, les niveaux d’autorisation et les procédures de rapprochement.
- Réaliser des audits de paie, maintenir la documentation des processus et collaborer avec les équipes Finance et Audit interne.
Autres responsabilités
- Répondre aux demandes des employés liées à la paie de façon professionnelle et rapide.
- Maintenir les registres des vacances, congés de maladie et autres retenues applicables.
- Classer et archiver les dossiers de paie conformément aux politiques de conservation.
- Vérifier et concilier les factures des fournisseurs de services de paie et des tiers.
- Collaborer avec les équipes Finances et Comptes fournisseurs afin d’assurer les paiements en temps opportun et la bonne imputation des coûts.
Qualifications
- Baccalauréat en finance, ressources humaines ou domaine connexe considéré comme un atout; diplôme collégial ou formation équivalente en paie requis au minimum.
- Certification PCP (Payroll Compliance Practitioner) obligatoire.
- Minimum de 7 à 10 ans d’expérience en traitement de la paie canadienne.
- Excellente compréhension des principes comptables liés à la paie.
- Expérience démontrée avec les T4, relevés 1 et les processus de fin d’année.
- Expérience reconnue dans la mise en place et le maintien de contrôles et audits de paie.
- Connaissance des systèmes de paie; expérience ADP privilégiée.
- Grande rigueur, excellentes capacités analytiques et aptitude à résoudre les problèmes.
- Excellentes compétences de communication en français et en anglais.