Head of Invoice Management – Procurement Department for our client in the Banking and Financial Service

Montreal, Quebec

Bilingual Head of Invoice Management – Procurement (Team Lead level) for our client in the Banking and Financial Services industry.

This is a Permanent role.
Compensation: $101,600 – $127,000/year
Location: Montreal, QC

Job Description (English)

Position Overview

We are seeking a hands-on Head of Invoice Management (Team Lead level) to support and stabilize procurement invoice operations during an active Procure-to-Pay (P2P) transformation. This role is focused on operational execution, team leadership, and process discipline, rather than managing a large department or driving high-level strategy.
The position is based in Montreal to ensure day-to-day operational oversight, while collaborating closely with senior stakeholders primarily located in New York. The scope includes IT and Market Data invoices, supporting predominantly U.S. operations, with increasing Canadian volume.
The successful candidate will join mid-implementation of the Ivalua P2P solution and will continue to operate in a largely manual environment until automation is fully deployed.

Key Responsibilities

Team Leadership & Day-to-Day Management

Lead, coach, and support a small team of 2 invoice management professionals
Provide hands-on guidance, task prioritization, and daily operational support
Actively participate in invoice processing, issue resolution, and exception handling
Establish structure, clear roles, and practical procedures for a growing team
Support team development through coaching and on-the-job training

Invoice Management & Operations

Oversee end-to-end processing of IT and Market Data invoices
Perform and review invoice validation, three-way matching, and discrepancy resolution
Support U.S. invoice volumes and expanding Canadian operations
Serve as the primary escalation point for complex invoice and vendor issues

Process & Controls

Implement and maintain practical controls to prevent duplicate payments, errors, and compliance issues
Standardize workflows, documentation, and operating procedures
Ensure adherence to payment terms, tax requirements, and contractual obligations
Perform regular operational checks to mitigate financial and operational risk

Systems & Transformation

Operate within the current Oracle E-Business Suite (AP, PO, Invoicing, GL) environment
Participate in testing and deployment activities for the Ivalua Procure-to-Pay platform
Support the transition from Oracle to Ivalua, including parallel manual processes during rollout
Collaborate with IT and project teams on workflow setup, issue resolution, and user adoption

Stakeholder Collaboration

Work closely with Procurement, Accounts Payable, Finance, and IT teams
Partner with management primarily based in New York
Act as the main operational contact for invoice-related matters
Communicate clearly and effectively in both French and English

Required Qualifications

Languages

Mandatory bilingual fluency in French and English (written and spoken)

Experience

Strong experience in invoice management, accounts payable, or procurement operations
Minimum 3+ years of experience leading a small operational team
Demonstrated hands-on experience managing invoice processing activities
Experience supporting third-party vendors or service providers
Background in financial services not required

Technical Skills

Experience with Ivalua Procure-to-Pay or similar P2P platforms
Working knowledge of Oracle E-Business Suite (AP, PO, Invoicing, GL)
Solid understanding of invoice processing, three-way matching, and exception management
Comfortable working in manual or semi-automated environments

Core Competencies

Strong organizational skills and attention to detail
Practical, hands-on leadership style
Ability to provide guidance without managing large teams or departments
Effective communicator able to work with remote stakeholders
Adaptable and resilient in a changing system environment

What We Offer

Team lead–level role with high operational visibility
5 weeks of vacation
Standard competitive benefits package
Opportunity to bring structure and stability to an evolving invoice management function

Description du poste (Français)

Aperçu du poste

Nous recherchons un(e) Chef(fe) de la gestion des factures – niveau chef d’équipe, très opérationnel(le), pour soutenir et structurer les opérations de facturation des achats dans un contexte de transformation Procure-to-Pay (P2P). Le rôle est axé sur l’exécution quotidienne, l’encadrement d’une petite équipe et la rigueur opérationnelle, et non sur la gestion d’un grand département.
Le poste est basé à Montréal afin d’assurer une présence opérationnelle quotidienne, tout en collaborant avec des parties prenantes principalement situées à New York. Le périmètre comprend les factures TI et de données de marché, avec un volume majoritairement américain et une croissance du volume canadien.
La personne se joindra à l’équipe en cours d’implantation de la solution Ivalua et évoluera dans un environnement encore largement manuel pendant la période de transition.

Responsabilités principales

Leadership et gestion quotidienne

Encadrer et soutenir une équipe de 2 professionnels en gestion des factures
Fournir un encadrement quotidien, prioriser les tâches et participer activement au traitement
Agir comme référence opérationnelle pour la résolution des enjeux et exceptions
Mettre en place une structure claire, des rôles définis et des procédures simples
Accompagner le développement des compétences de l’équipe

Gestion des factures

Superviser le traitement de bout en bout des factures TI et de données de marché
Effectuer et réviser la validation des factures et le rapprochement à trois volets
Soutenir les opérations américaines et canadiennes
Agir comme point d’escalade pour les situations complexes avec les fournisseurs

Processus et contrôles

Mettre en place des contrôles pratiques pour prévenir les erreurs et paiements en double
Standardiser les processus et la documentation opérationnelle
Assurer le respect des conditions de paiement, des exigences fiscales et contractuelles
Réaliser des vérifications régulières afin de réduire les risques opérationnels

Systèmes et transformation

Travailler dans l’environnement Oracle E-Business Suite (AP, PO, facturation, GL)
Participer aux tests et au déploiement de la solution Ivalua Procure-to-Pay
Soutenir la transition d’Oracle vers Ivalua, incluant des processus manuels temporaires
Collaborer avec les équipes TI et projets pour la résolution des enjeux

Collaboration avec les parties prenantes

Travailler étroitement avec les équipes Achats, Comptes fournisseurs, Finance et TI
Collaborer avec des gestionnaires basés principalement à New York
Agir comme point de contact opérationnel pour les sujets liés aux factures
Communiquer efficacement en français et en anglais

Qualifications requises

Langues

Bilinguisme obligatoire français / anglais

Expérience

Solide expérience en gestion des factures, comptes fournisseurs ou opérations d’achats
Minimum de 3 ans d’expérience en gestion d’une petite équipe
Expérience pratique et terrain en traitement des factures
Expérience avec des fournisseurs tiers
Expérience en services financiers non requise

Compétences techniques

Expérience avec Ivalua Procure-to-Pay ou solution équivalente
Connaissance de Oracle E-Business Suite
Bonne maîtrise du traitement des factures et de la gestion des exceptions
À l’aise dans des environnements manuels ou en transformation

Compétences clés

Rigueur, organisation et sens du détail
Leadership opérationnel et approche terrain
Capacité à guider une petite équipe sans gérer de grands effectifs
Bonnes aptitudes de communication
Capacité d’adaptation au changement

Ce que nous offrons

Poste de chef d’équipe avec forte composante opérationnelle
5 semaines de vacances
Avantages sociaux standards et compétitifs
Occasion clé de structurer une fonction en évolution

Vacancy Status / Statut du poste
This is an active position currently open for hiring. / Ce poste est activement ouvert au recrutement.
Use of Artificial Intelligence / Utilisation de l'intelligence artificielle
No artificial intelligence (AI) is used in the screening or selection process. All applications are reviewed by our recruitment team. / Aucune intelligence artificielle (IA) n'est utilisée dans le processus de présélection ou de sélection. Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement.
Equal Opportunity / Égalité des chances
emergiTEL is committed to creating a diverse and inclusive workplace. We welcome applications from all qualified individuals regardless of background. Hiring decisions are based solely on skills, experience, and qualifications relevant to the role. / emergiTEL s'engage à créer un milieu de travail diversifié et inclusif. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, quel que soit leur parcours. Les décisions d'embauche sont basées uniquement sur les compétences, l'expérience et les qualifications pertinentes pour le poste.