Rôle Scope

To effectively manage our premise rental costs, capture long-term cost avoidance opportunities, mitigate financial and operational risks associated with lease renewals, and protect against threats from competitors and landlords that could impact our on-site operations, we are looking to fulfill an experienced Leasing coordinator role.

This team member will act as the HCE national single point of contact and will own the leasing portfolio for all HCE sites and be accountable for the interlock with the  CRE leasing team, interface with the third party real estate advisor (CBRE & JLL) and be responsible to establish a short-mid-long-term leasing strategy for each sites.

Key deliverables & duties

Build a centralized & scalable leasing governance function that would align and support our clinical growth plan and mitigate inherited leasing risks.;
Perform an in-depth lease analysis for existing sites to identify saving potential or value added content modifications and unlock the strongest negotiation levers possible for the CRE team;
Build a leasing dashboard with a decision making schedule to improve CRE & HCE team interlock;
Give coaching to all clinic leaders on their lease content and on the new supporting structure to foster better clinical leadership engagement and knowledge.
Build recommendations regarding leasings, renewal, move, renovation, etc.;
Create Business Case and perform requirement gathering, BU’s Gap & Risk analysis;
Support external leasing audit;
Analyze, document and validate business requirements from business users and function specification requirements using interviews, document analysis, task and workflow analysis.
Refines requirements using critical evaluation techniques.
Prepare use cases, create and define test plans and test cases.
Interface between business and technical teams and translate technical and business requirements.
Communicates with project managers, subject matter experts, end users and Senior Executive.
Performs analysis for projects with some impact on and risk to customer service or revenue generation.
Typically works on multiple, unrelated projects simultaneously.
Suggests work packages to fulfill a solution within scope of others.
Represents clients to identify solutions and help prioritize and select among different options proposed.
Acts as liaison between business and system areas.
Ensures projects align with the business and technical requirements at the strategic level.
Understands industry trends and best practices.
Determines staffing requirements and selects team members.

Key Reasons
Key reasons for creating a Leasing Coordinator role in the HCE business unit. This role will be instrumental in effectively managing our leases/space and driving value for the organization.
Firstly, the average expenses per square foot in HCE are 19% higher than the average TH location expenses. This translates to an additional cost of $1.6 million per year. By having a dedicated Leasing Coordinator, we can closely monitor and manage these expenses, ensuring cost efficiency and optimization.
Secondly, approximately 50% of our leases will require management within the next 24 months. It is crucial that we have a dedicated resource to handle these lease agreements, as it will help us avoid unnecessary costs and mitigate potential risks. The Leasing Coordinator will be responsible for overseeing lease renewals, providing guidance on specific clauses (such as the right of first refusal in case of a competitor presence), and ensuring compliance with medical equipment specifications, among other tasks.
Furthermore, in the past, we have not received the level of support required from the real estate team, considering the unique requirements of the Health Industry and their overall workload. This has resulted in deprioritization of specific healthcare delivery needs. While they have provided assistance with lease drafting, approvals, and general negotiation, we have lacked sufficient support in areas such as renewal planning and space optimization. By establishing a Leasing Coordinator role within the BU, we can ensure that we have a dedicated resource who understands the intricacies of our industry and can provide the necessary support for these critical functions.

Must have skills:
1. Bilingual (English can be better than their French but they must communicate professionally in both languages)
2. Excellent communication & presentation skills at senior executive level
3. Very strong analytic and complexe problem solution finding
4. Business case preparation (Proficient with PowerPoint or Google slide)
5. Leasing world understanding, 3 yrs experience

Nice to have skills:
1. Real-estate experience

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Description du poste

Pour gérer efficacement nos coûts de location de locaux, saisir les opportunités d'évitement des coûts à long terme, atténuer les risques financiers et opérationnels associés aux renouvellements de baux et nous protéger contre les menaces des concurrents et des propriétaires qui pourraient avoir un impact sur nos opérations sur site, nous cherchons à remplir un poste expérimenté. Rôle de coordinateur de location.

Ce membre de l'équipe agira en tant que point de contact unique national HCE et sera propriétaire du portefeuille de locations pour tous les sites HCE et sera responsable de l'interlock avec l'équipe de location CRE, interface avec le conseiller immobilier tiers (CBRE & JLL) et sera chargé d'établir une stratégie de location à court, moyen et long terme pour chaque site.

Principaux livrables et tâches

Créer une fonction de gouvernance de location centralisée et évolutive qui alignerait et soutiendrait notre plan de croissance clinique et atténuerait les risques de location hérités. ;
Effectuer une analyse approfondie des baux des sites existants afin d'identifier les potentiels d'économies ou les modifications de contenu à valeur ajoutée et débloquer les leviers de négociation les plus solides possibles pour l'équipe CRE ;
Construire un tableau de bord de location avec un calendrier de prise de décision pour améliorer l'interconnexion des équipes CRE & HCE ;
Donner un encadrement à tous les dirigeants de cliniques sur le contenu de leur bail et sur la nouvelle structure de soutien afin de favoriser un meilleur engagement et de meilleures connaissances du leadership clinique.
Élaborer des recommandations concernant les baux, le renouvellement, le déménagement, la rénovation, etc.;
Créer une analyse de rentabilisation et effectuer la collecte des exigences, l'analyse des écarts et des risques de la BU ;
Soutenir l'audit externe des baux ;
Analyser, documenter et valider les exigences commerciales des utilisateurs professionnels et les exigences de spécification des fonctions à l'aide d'entretiens, d'analyses de documents, d'analyses de tâches et de flux de travail.
Affine les exigences à l’aide de techniques d’évaluation critiques.
Préparer les cas d'utilisation, créer et définir des plans de tests et des cas de tests.
Interface entre les équipes commerciales et techniques et traduire les exigences techniques et commerciales.
Communique avec les chefs de projet, les experts en la matière, les utilisateurs finaux et la haute direction.
Effectue une analyse des projets ayant un certain impact et des risques pour le service client ou la génération de revenus.
Travaille généralement simultanément sur plusieurs projets non liés.
Suggère des lots de travaux pour réaliser une solution dans le cadre des autres.
Représente les clients pour identifier des solutions et les aider à prioriser et à sélectionner parmi les différentes options proposées.
Agit comme liaison entre les domaines commerciaux et système.
S'assure que les projets s'alignent sur les exigences commerciales et techniques au niveau stratégique.
Comprend les tendances et les meilleures pratiques de l’industrie.
Détermine les besoins en personnel et sélectionne les membres de l’équipe.

Principales raisons
Principales raisons de créer un rôle de coordinateur de location au sein de l'unité commerciale HCE. Ce rôle jouera un rôle déterminant dans la gestion efficace de nos baux/espaces et dans la création de valeur pour l'organisation.
Premièrement, les dépenses moyennes par pied carré en HCE sont 19 % plus élevées que les dépenses moyennes des emplacements TH. Cela se traduit par un coût supplémentaire de 1,6 million de dollars par an. En disposant d'un coordinateur de location dédié, nous pouvons surveiller et gérer de près ces dépenses, garantissant ainsi la rentabilité et l'optimisation des coûts.
Deuxièmement, environ 50 % de nos baux nécessiteront une gestion dans les 24 prochains mois. Il est essentiel que nous disposions d’une ressource dédiée pour gérer ces contrats de location, car cela nous aidera à éviter des coûts inutiles et à atténuer les risques potentiels. Le coordinateur de location sera chargé de superviser les renouvellements de bail, de fournir des conseils sur les clauses spécifiques (telles que le droit de premier refus en cas de présence d'un concurrent) et d'assurer le respect des spécifications de l'équipement médical, entre autres tâches.
De plus, dans le passé, nous n'avons pas reçu le niveau de soutien requis de la part de l'équipe immobilière, compte tenu des exigences uniques du secteur de la santé et de sa charge de travail globale. Cela a entraîné une dépriorisation des besoins spécifiques en matière de prestation de soins de santé. Même s'ils nous ont fourni une assistance pour la rédaction des baux, les approbations et les négociations générales, nous n'avons pas bénéficié d'un soutien suffisant dans des domaines tels que la planification du renouvellement et l'optimisation de l'espace. En établissant un rôle de coordinateur de location au sein de la BU, nous pouvons nous assurer que nous disposons d'une ressource dédiée qui comprend les subtilités de notre industrie et peut fournir le soutien nécessaire pour ces fonctions critiques.

Doit avoir des compétences :
1. Bilingue (l'anglais peut être meilleur que leur français mais ils doivent communiquer professionnellement dans les deux langues)
2. Excellentes compétences en communication et en présentation au niveau de la haute direction
3. Très bonne analyse et recherche de solutions à des problèmes complexes
4. Préparation de l'analyse de rentabilisation (maîtrise de PowerPoint ou de Google Slide)
5. Compréhension du monde du crédit-bail, 3 ans d'expérience

C'est agréable d'avoir des compétences :
1. Expérience immobilière