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Account Associate Tier 2 - 23439

Vancouver, BC · Administrative
Our Client is lookign for a Mail Room Clerk/Receptionist for 12 months Contract

Description:
Corporate Reception & Mail Associate
Hours: 8:30am to 5:00pm
This person must present a personal professional image and be able to accomplish several tasks daily with tight deadlines. Candidates must possess proven multi-tasking abilities, be punctual and very personable; outgoing and customer service focused.
Skills:
• Strong computer skills
• Willingness to learn and be part of a team
• Ability to adapt and learn new procedures
• Communication - written & oral
• Customer service
• Organization and attention to detail
Daily tasks:
• Sort incoming mail
• Distribute mail to appropriate recipients or departments through mail runs and as required
• Maintain record of incoming mail and courier
• Ensure delivery of outgoing mails to courier and post office
• Maintain adequate mailroom supplies
• Check postal rates and weigh outgoing mail
• Process outgoing courier
• Arrange for courier services to deliver packages locally
• Managing and organizing office supplies
• Meeting room set ups
• Reception coverage
• Other tasks as assigned

POSITION CONCEPT:
This position works as part of the service delivery team that is aligned to one or more customers. He/she will have a focus on the following:
• Delivery of service that meets the Service Level Agreements and delights the customer
• Supporting the achievement of productivity improvements
• Contributing to service transformation and business growth

SCOPE: The work undertaken by the role holder is completed in line with the Service Level Agreements and Statements of Work relevant for the customer.
Overview of Tier Responsibilities: These positions will have primary or secondary responsibility in any of the services within their tier. They will be responsible for delivering high standards of quality service. A high level overview of the major responsibilities for each level is as follows: Tier 2 - Mail inserters, complex document finishing, basic digital print (black & white/colour), equipment care, client facing reception, records management, inventory management

ESSENTIAL DUTIES: The following describes the main job duties by work area for the XS Account Associate Tier 2 Profile. Duties for a specific role may include - but are not limited to - these duties. Specific roles may also include duties from other tiers as a portion of their duties.
GENERAL
• Ensure customer issues and escalations are resolved or further escalated as appropriate
• Conduct quality checks on own work to ensure accuracy and required output is to standards
• Adhere to all safety procedures
• Perform backfill duties for absent coworkers
• Perform other duties as assigned by Manager Office
• Prepare charge-back reporting for postage, courier, etc.
• Use of software to update or maintain mailing addresses.
• Provide mailing address clean-up (may include use of mail cleansing software)
Mail Insertion
• Set up and operate high level mail equipment such as: mail inserters, sorters and finishing equipment in an automated high speed / high volume environment
Forklift
• Use of specialized equipment for material handling (e.g. Forklift certified)
Front Counter
• Liaison with clients advising on available services and negotiation of turnaround times for service requests
• Printing and Finishing
• Perform basic digital print production
• Clean and maintain finishing equipment to ensure optimal use
• Perform colour calibration using densitometers and perform colour adjustments
• Record meter reads, process production forms and maintain records
Equipment Care
• Carry out regular preventative maintenance checks on client fleet of machines
• Order and replenish fleet consumables as required
• Carry out first level issue resolution utilizing basic product and/or technical skills, escalating in accordance with agreed procedures for next level maintenance and technical support on client fleet equipment
Records Management +B5Index, store, retrieve electronic documents in a mass storage system
• Convert digital files to formats such as PDF, TIFF, PostScript, XML, etc. for import into document repository and management systems
• Manage document storage system to meet client`s archiving requirements
• Catalogue electronic documents to media such as CDROM, disk or tap and distribute as required
Inventory Management
• Order and replenish consumables, forms inventory and other supplies items as required
Reception
• 1st point of contact for clients customers
• Professionally greet and direct visitors adhering to security / badge requirements
Administration
• Complete and maintain all logs and reports including month-end reports
• Input Meridian (billing system) requisitions
• Order and replenish consumables, forms inventory and other supplies items as required.
• Organize business travel (flights, hotels, rental cars) for Xerox customers
Continuous Improvement
• Support site continuous improvement programs including 5S, a site efficiency methodology

REQUIRED SKILLS:
• Proven ability to work under pressure handling multiple tasks to ensure timely completion of all activities
• Able to listen and communicate effectively
• Able to read, write and follow basic English instructions
• Ability to lift and move up to 50 pounds
• Basic math skills (add, multiply, divide)
• Basic computer skills (keyboard, mouse functions)
• Excellent communication and Customer service skills
• Possess a valid driver’s license (as required)
• Reliable, dependable transportation (as required)
• Effective organizational skills
• Mechanical trouble-shooting and repair skills
• vocational or technical certificate in computer / network skills

EDUCATION/EXPERIENCE:
• High School Diploma or equivalent certification
• Health and safety certification (WHMIS)
• Experience in customer facing role / customer service role (1-2 years’ experience)

***CONCEPT DU POSTE : Ce poste fait partie de léquipe de prestation de services qui saligne à un client ou plus. Il/elle sera concentré sur le suivant :
* Prestation de service qui atteint laccord de niveau de service et qui ravit les clients
* Aider à réaliser une amélioration en productivité * Contribuer à la transformation des services et la croissance de lentreprise

ÉTENDUE/CADRE/PORTÉE : Les travaux entrepris par le titulaire du poste seront complétés conformément à laccord de niveau de service et lénoncé de travail pertinent pour le client. Aperçu des responsabilités par niveau Ces postes auront une responsabilité primaire ou secondaire dans tous les services correspondant à leur niveau. Ils seront responsables de la prestation dune haute qualité de service. Un aperçu de haut niveau des responsabilités principales pour chaque niveau comme suit : Niveau 2 - Encarteurs de courrier, finition de documents complexes, impression numérique de base (noir & blanc/couleur), entretien dappareil, réception avec contact direct avec les clients, gestion de dossiers, gestion de linventaire.

FONCTIONS ESSENTIELLES : Le suivant décrit les principales fonctions par secteur de travail pour le niveau 2 de Attaché de Compte XS. Les fonctions pour un rôle particulier peuvent inclure, entre autres, ces fonctions. Les fonctions dun rôle particulier peuvent également inclure des fonctions provenant dautres niveaux. Général
* Assurer que les problèmes du client sont résout et procéder à larbitrage des problèmes sil est nécessaire
* Mener des vérifications de qualité sur son propre travail pour assurer exactitude et précision
* Adhérer à tous procédures de sécurité
* Remplacer les fonctions de collègues absents
* Accomplir autres tâches confiées par le gérant Courrier
* Préparer rapports de remboursements pour courrier, coursier, etc.
* Usage dun logiciel pour mettre-à-jour et maintenir adresses postales. Nettoyage dadresses postales (inclus usage dun logiciel de nettoyage de courrier) Encarte de poste
* Préparation et opération déquipement postal de haut niveau tel que: Encarteurs de courrier, équipement de classement et finition dans un milieu de haute vitesse/haute volume Chariot Élévateur
* Emploi déquipement de manutention (certifié pour chariot élévateur) Comptoir dacceuil
* Liaison avec clients, conseillant sur les services disponibles et négociation de délai de production pour les services demandés Impréssion et finition
* Production dimpression digitale de base
* Nettoyer et maintenir équipement de finition pour assurer une utilisation optimale
* Calibration de couleurs usant des densitomètres et réglages de couleurs
* Faire des relevés de compteur saisis, compléter formulaires et rapports de production Soin déquipement
* Effectuer vérification préventif régulier sur les machines de flottes des clients
* Commander et remplir de nouveau consommables et autres fournitures
* Effectuer résolution de problèmes de premier niveau en usant capacités de base des produits, procédant larbitrage des problèmes en accord avec les procédures pour lentretien et soutient technique et sur léquipement de flotte du client. Gestion de dossier
* Indexer, récupérer et entreposer les documents électroniques dans un système de mémoire en masse
* Convertir des fichiers numériques en formats tels que PDF, TIFF, PostScript, XML, etc. pour importation dans un système de gérance et entreposage de données.
* Gérer système darchivage de documents pour combler les besoins darchivage du client
* Cataloguer des documents électroniques sur des CDROM, disques ou autre distribution requise Gestion dinventaire
* Commander et remplir de nouveau consommables, inventaire de formulaire et autres fournitures Réception
* Premier point de contact avec les clients du client
* Accueillir et diriger les visiteurs selon les préalables sécuritaires Administration * Compléter de maintenir journaux et rapports y-inclus rapports de fin de mois
* Saisir réquisitions Meridian (système de factura

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Solutions Architect 2 - 15262
Senior Technical Architect (SCCM)

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